Die vier Wertungsstufen der Angebotswertung

Warum gestuft geprüft wird

Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018) beschreibt die Angebotswertung als Abfolge von Prüfungen mit steigender Tiefe. Jede Stufe hat eine eigene Frage, eigene Kriterien und ein eigenes Ergebnis. Ein Angebot, das in einer Stufe ausscheidet, wird in den folgenden Stufen nicht mehr betrachtet. Das spart Aufwand und verhindert, dass ein rechnerisch starkes, aber formal unzulässiges Angebot die Rangfolge verzerrt.

1. 1 Formale PrüfungVollständigkeit, Form, Fristen
2. 2 EignungsprüfungLeistungsfähigkeit des Bieters
3. 3 PreisprüfungAngemessenheit, eindeutiger Wertungspreis
4. 4 LeistungsbewertungZuschlagskriterien und Methode

UfAB 2018, D.1.3, Seiten 218–224

Stufe 1: Formale Prüfung

Geprüft wird, ob das Angebot fristgerecht, vollständig und in der geforderten Form eingegangen ist: Unterschrift oder Signatur, geforderte Anlagen, keine unzulässigen Änderungen an den Vergabeunterlagen, keine Nebenangebote, wo sie nicht zugelassen waren. Diese Stufe kennt nur zwei Ergebnisse, zugelassen oder ausgeschlossen. Fehlende Unterlagen können nachgefordert werden, wenn die Vergabeunterlagen das nicht ausgeschlossen haben. Die Bewertungsmatrix spielt hier noch keine Rolle.

Stufe 2: Eignungsprüfung

Hier geht es um das Unternehmen, nicht um das Angebot: Fachkunde, personelle und technische Ausstattung, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Referenzen. Die Eignungskriterien werden mit den Vergabeunterlagen bekannt gemacht und dürfen später nicht mehr als Zuschlagskriterien wiederverwendet werden.

Auch die Eignung lässt sich mit einer Matrix prüfen. Mindestanforderungen an die Eignung sind A-Kriterien, etwa eine Mindestzahl vergleichbarer Referenzprojekte. Im Teilnahmewettbewerb kommen gewichtete B-Kriterien hinzu, wenn aus mehreren geeigneten Bewerbern die am besten geeigneten auszuwählen sind. Diese Eignungsmatrix ist eine eigene Matrix mit eigenem Gewichtungsbudget, getrennt von der Leistungsmatrix.

UfAB 2018, F.4.1.1, Seiten 572–575

Stufe 3: Preisprüfung

Zwei Fragen stehen an. Erstens: Ist der Preis rechnerisch richtig und eindeutig? Dazu muss der Wertungspreis so definiert sein, dass er sich aus dem Angebot ohne Interpretation ergibt, etwa als Summe aus Einmalkosten und Betriebskosten über eine feste Laufzeit. Zweitens: Ist der Preis angemessen? Ein ungewöhnlich niedriges Angebot ist aufzuklären, bevor es in die Wertung eingeht.

Der Wertungspreis, der diese Stufe verlässt, ist die Größe P in der Richtwertmethode. Änderungen daran sind später nicht mehr möglich. Wer den Wertungspreis erst in der Leistungsbewertung „nachschärft“, hat einen Wertungsfehler produziert.

Stufe 4: Leistungsbewertung

Erst jetzt kommt die Bewertungsmatrix zum Einsatz. Die bekannt gemachten Zuschlagskriterien werden anhand der veröffentlichten Punkteanker bewertet, die Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten multipliziert und zur Gesamtleistung L addiert. Mindestpunktzahlen werden in dieser Stufe geprüft. Anschließend verrechnet die gewählte Preis-Leistungs-Methode L mit dem Wertungspreis P und liefert die Rangfolge.

Die Bewertung erfolgt durch ein Bewertungsteam, dessen Einzelbewertungen dokumentiert und zusammengeführt werden. Weichen Bewerter deutlich voneinander ab, ist das ein Hinweis auf unklare Anker, nicht auf ein schlechtes Angebot. Solche Abweichungen gehören besprochen und mit Begründung in die Vergabeakte.

UfAB 2018, F.4.2, Seiten 579–586; F.4.3, Seiten 587–597

Welche Matrix in welcher Stufe

Zwei Verwechslungen kommen in der Praxis immer wieder vor: Eignungsmerkmale wandern als Zuschlagskriterien in die Leistungsmatrix, und der Preis wird als gewichtetes Kriterium in die Leistungsmatrix aufgenommen. Beides verletzt die Trennung der Stufen. Der Matrix-Builder meldet den zweiten Fall bei der Konsistenzprüfung, den ersten muss die Vergabestelle selbst erkennen.