Drei Zahlenräume, drei Aufgaben
Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018) trennt die Frage „Wie gut erfüllt ein Angebot ein Kriterium?“ von der Frage „Wie wichtig ist das Kriterium?“. Erst das Produkt aus beiden ergibt die Leistungspunkte, die in die Preis-Leistungs-Wertung eingehen.
Ausschlusskriterien (A-Kriterien) bleiben außerhalb dieses Systems. Sie werden nur mit erfüllt oder nicht erfüllt geprüft und tragen kein Gewicht. Ein Angebot, das ein A-Kriterium verfehlt, erhält keine Leistungspunkte, weil es die Wertung gar nicht erreicht.
UfAB 2018, F.4.1.1, Seiten 572–575; F.4.1.2, Seiten 575–576
Bewertungspunkte: 0 bis 10 sind keine Schulnoten
Die Skala von 0 bis 10 ist nur dann belastbar, wenn für jedes Bewertungskriterium (B-Kriterium) vorab beschrieben ist, welche Angabe welchen Punktwert auslöst. Ohne diese Punkteanker wird aus der Skala ein Gefühlsurteil, das im Nachprüfungsverfahren nicht standhält.
Zwei Regeln haben sich bewährt. Erstens: Die Stufen unterhalb von 10 richten sich nach dem Kriterium, nicht nach einem Hausschema. Ein Kriterium mit drei sinnvoll unterscheidbaren Erfüllungsgraden bekommt drei Anker, nicht fünf. Zweitens: Eine positive Mindeststufe darf nie automatisch Punkte verschenken. Wer nichts anbietet, bekommt 0.
UfAB 2018, F.4.3.3, Seiten 593–597
Gewichtungspunkte: 1.000 von oben nach unten
Die 1.000 Gewichtungspunkte werden hierarchisch verteilt: zuerst auf die Kriterienhauptgruppen, darin auf die Kriteriengruppen, schließlich auf die einzelnen B-Kriterien. Auf jeder Ebene muss die Summe der untergeordneten Gewichte dem Budget der übergeordneten Ebene entsprechen. Diese Rechenkontrolle deckt Denkfehler früh auf, etwa wenn ein Nebenkriterium plötzlich mehr wiegt als die ganze Hauptgruppe daneben.
Die Verteilung selbst ist eine fachliche Entscheidung und gehört mit Begründung in die Vergabeakte. Ein Gewicht von 500 für die Leistung unter Last sagt: Dieses Kriterium entscheidet die Hälfte der Qualitätswertung. Wer das nicht begründen kann, sollte das Gewicht ändern, nicht die Begründung.
UfAB 2018, F.4.3.2, Seiten 587–593
Rechenbeispiel: zwei Angebote, drei Kriterien
Ein Auftraggeber schreibt ein Storagesystem aus. Die Leistungsbewertung enthält drei B-Kriterien mit zusammen 1.000 Gewichtungspunkten. Zwei Angebote haben alle A-Kriterien erfüllt.
| B-Kriterium | Gewichtungspunkte | Angebot A: Punkte | Angebot A: Leistung | Angebot B: Punkte | Angebot B: Leistung |
|---|---|---|---|---|---|
| Leistung unter dem vorgegebenen Lastprofil | 500 | 8 | 4.000 | 10 | 5.000 |
| Betriebsführung, Monitoring und Automatisierung | 300 | 6 | 1.800 | 4 | 1.200 |
| Support- und Entstörungskonzept | 200 | 10 | 2.000 | 5 | 1.000 |
| Gesamtleistung L | 1.000 | 7.800 | 7.200 |
Angebot B ist beim wichtigsten Kriterium besser, verliert aber über die beiden anderen Kriterien 600 Leistungspunkte mehr, als es vorn gewinnt. Genau diese Verrechnung soll das Punktesystem leisten: Kein einzelnes Kriterium entscheidet allein, solange die Gewichte das nicht ausdrücklich vorsehen. Der Preis kommt in diesem Schritt noch nicht vor. Er wird erst in der Richtwertmethode mit der Leistung verrechnet.
Mindestpunkte als Sicherung
Das Punktesystem hat eine Schwäche: Ein Angebot kann ein wichtiges Kriterium mit 1 Punkt fast verfehlen und das über Nebenkriterien ausgleichen. Dagegen helfen Mindestpunktzahlen, die vorab festgelegt und bekannt gemacht werden, entweder je Kriterium oder als Prozentsatz der erreichbaren Leistungspunkte einer Gruppe. Ein Angebot, das die Schwelle verfehlt, scheidet aus der Wertung aus.
Mindestpunkte sind ein scharfes Werkzeug. Wer sie zu hoch ansetzt, schließt den Wettbewerb ab, bevor er begonnen hat. Wer sie fehlerhaft formuliert, erzeugt Rügen. Eine Simulation mit plausiblen Angeboten vor der Veröffentlichung zeigt, ob die Schwellen tragen.
UfAB 2018, F.4.3.2, Seiten 587–593; F.4.5, Seite 598
Typische Fehler im Punktesystem
- Punkteanker fehlen oder lauten für alle Kriterien gleich („teilweise erfüllt“).
- Die Summe der Gewichte stimmt auf einer Ebene nicht mit der übergeordneten Ebene überein.
- Der Preis wird als B-Kriterium in die Leistungsmatrix aufgenommen und damit doppelt gewertet.
- Ein Ja/Nein-Kriterium erhält Zwischenwerte, die niemand herleiten kann.
- Gewichte oder Anker werden nach Angebotsöffnung angepasst.