Einfache Richtwertmethode
Die Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018) beschreibt die einfache Richtwertmethode als Quotient aus Leistungspunkten und Wertungspreis. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z ist das wirtschaftlichste.
Die Methode ist streng proportional: 10 Prozent mehr Leistung wiegen genau so viel wie 10 Prozent weniger Preis. Ein Auftraggeber, der Qualität stärker gewichten will, kann das nicht über die Formel tun, sondern nur über Mindestpunkte oder über die erweiterte Variante. Vorab festzulegen sind die Leistungsmatrix, die Definition des Wertungspreises und die Darstellung der Rundung, damit zwei Kennzahlen nicht erst durch Rundung gleich werden.
UfAB 2018, F.4.2, Seiten 579–586
Erweiterte Richtwertmethode
Die erweiterte Variante setzt auf der Kennzahl auf, entscheidet aber nicht allein nach ihr. Alle Angebote, deren Kennzahl innerhalb eines vorab festgelegten Schwankungsbereichs unterhalb der besten Kennzahl liegt, bilden die Führungsgruppe. Innerhalb der Führungsgruppe gibt ein Entscheidungskriterium den Ausschlag: entweder der niedrigste Wertungspreis oder die höchste Leistungspunktzahl. Für den Fall eines Gleichstands kann ein Ergänzungskriterium bestimmt werden.
Die Logik dahinter: Angebote, deren Preis-Leistungs-Verhältnis nur um wenige Prozent auseinanderliegt, sind wirtschaftlich gleichwertig. Ob dann das günstigere oder das leistungsstärkere Angebot den Zuschlag erhält, ist eine Beschaffungsentscheidung, die der Auftraggeber vorab trifft und bekannt macht. Der Schwankungsbereich liegt in der Praxis meist zwischen 2 und 10 Prozent; der Matrix-Builder auf diesem Portal erlaubt genau diesen Bereich.
UfAB 2018, F.4.2, Seiten 579–586
Rechenbeispiel mit drei Angeboten
Drei Angebote für ein Storagesystem haben alle A-Kriterien erfüllt. Die Leistungspunkte stammen aus einer Matrix mit 1.000 Gewichtungspunkten, der Wertungspreis ist die Summe aus Kaufpreis und fünf Jahren Wartung. Die Kennzahl wird auf vier Nachkommastellen dargestellt.
| Angebot | Leistung L | Wertungspreis P | Kennzahl Z | Rang einfache Methode |
|---|---|---|---|---|
| Angebot A | 7.800 | 118.000 € | 0,0661 | 3 |
| Angebot B | 7.200 | 99.000 € | 0,0727 | 1 |
| Angebot C | 9.200 | 131.000 € | 0,0702 | 2 |
Nach der einfachen Richtwertmethode gewinnt Angebot B: der niedrigste Preis bei einer Leistung, die nur 600 Punkte hinter A liegt. Angebot C bietet 2.000 Leistungspunkte mehr als B, kostet aber rund 32 Prozent mehr. Das reicht in der proportionalen Verrechnung nicht.
Erweiterte Methode mit 10 Prozent Schwankungsbereich
Die beste Kennzahl ist 0,0727. Die Schwelle liegt bei 0,0727 × 0,9 = 0,0655. Alle drei Angebote liegen darüber und bilden die Führungsgruppe. Jetzt entscheidet das vorab festgelegte Kriterium:
| Schwankungsbereich | Schwelle Zmin | Führungsgruppe | Zuschlag bei „niedrigster Preis“ | Zuschlag bei „höchste Leistung“ |
|---|---|---|---|---|
| 10 Prozent | 0,0655 | A, B, C | B | C |
| 5 Prozent | 0,0691 | B, C | B | C |
| 2 Prozent | 0,0713 | B | B | B |
Mit dem Entscheidungskriterium „höchste Leistungspunktzahl“ erhält bei 10 oder 5 Prozent Schwankungsbereich Angebot C den Zuschlag, obwohl es das teuerste ist. Bei 2 Prozent bleibt B allein in der Führungsgruppe. Ein und dieselbe Bewertung führt also je nach Parametern zu zwei verschiedenen Auftragnehmern. Deshalb gehören Schwankungsbereich und Entscheidungskriterium mit Begründung in die Vergabeunterlagen, nicht in einen nachträglichen Vermerk.
Welche Methode für welche Beschaffung
Die einfache Richtwertmethode passt, wenn Leistungsunterschiede sich in Geld ausdrücken lassen und der Markt eng beieinanderliegende Angebote liefert. Die erweiterte Methode passt, wenn der Auftraggeber eine klare Präferenz hat, die er nicht über Mindestpunkte erzwingen will: Qualität vor Preis bei langlebigen Systemen, Preis vor Qualität bei Standardprodukten mit hohen Mindestanforderungen.
Beide Methoden verlangen vor der Veröffentlichung eine Simulation mit plausiblen Angeboten. Sie zeigt, ob kleine Preisänderungen die Rangfolge kippen und ob der Schwankungsbereich zur Streuung des Marktes passt. Der Wertungssimulator rechnet beide Methoden mit denselben Regeln wie dieses Beispiel.
UfAB 2018, F.4.2, Seiten 579–586; F.4.5, Seite 598