Die vier Stufen der Angebotswertung
Die Leistungsbewertung ist nicht der gesamte Vergabeprozess. Die UfAB beschreibt einen gestuften Ablauf. Ein Angebot gelangt nur in die Preis-Leistungs-Wertung, wenn die vorgelagerten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen sind.
- Formale PrüfungVollständigkeit und formale Anforderungen
- EignungsprüfungLeistungsfähigkeit des Unternehmens
- PreisprüfungAngemessenheit und eindeutiger Wertungspreis
- LeistungsbewertungVeröffentlichte Zuschlagskriterien und Methode
UfAB 2018, D.1.3, Seiten 218–224
Eignungs- und Leistungskriterien trennen
Eignungskriterien prüfen das Unternehmen – etwa Fachkunde, personelle Ausstattung oder wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit. Leistungskriterien bewerten das Angebot. Beide Prüfungen bleiben strikt getrennt: Ein Merkmal, das bereits über die Eignung entschieden hat, gehört nicht ein zweites Mal als Zuschlagskriterium in die Leistungsbewertung.
Innerhalb jeder der beiden Prüfungen gibt es genau zwei Kriterienarten:
Mindestanforderung
Eine unverzichtbare Anforderung – an die angebotene Leistung oder an die Eignung des Unternehmens. Nichterfüllung führt nach der vorab festgelegten Regel zum Ausschluss; ein Gewicht erhält sie nicht.
Bewertungskriterium
Unterscheidet Angebote – oder in der Eignungsprüfung Bewerber – anhand eines vorab beschriebenen Erfüllungsgrads. Gewicht und kriterienspezifische Punkteanker müssen vorab feststehen.
Die Systematik der Bewertungsmatrix lässt sich damit für Eignung und Leistung jeweils getrennt nutzen: eine Matrix für die Eignungsprüfung, eine für die Leistungsbewertung. Auch bei der Eignung kann über gewichtete B-Kriterien eine Rangfolge gebildet werden – etwa im Teilnahmewettbewerb, wenn aus mehreren geeigneten Unternehmen die am besten geeigneten Bewerber auszuwählen sind.
UfAB 2018, F.4.1.1, Seiten 572–575
Hauptgruppen und die UfAB-Hierarchie
Kriterienhauptgruppe, Kriteriengruppe und Einzelkriterium bilden eine nachvollziehbare Hierarchie. Die UfAB schreibt weder bestimmte Hauptgruppennamen noch eine feste Anzahl vor. Im Builder können Kriterienhauptgruppen frei benannt und jeweils mit frei definierbaren Kriteriengruppen der zweiten Ebene untergliedert werden; in der Praxis genügen meist zwei bis fünf Hauptgruppen. Die Beispielkataloge verwenden als anpassbaren Ausgangspunkt weiterhin diese drei Vorbelegungen:
- Funktionalität und LeistungFachliche Eignung, technische Funktionen und messbare Leistung
- Qualität und BetriebIntegration, Nutzungsqualität, Sicherheit und Verfügbarkeit
- Service und NachhaltigkeitEinführung, Support, Lebenszyklus und Ressourcen
A- und B-Kriterien können in jeder Haupt- und Kriteriengruppe vorkommen. A-Kriterien bleiben ungewichtet. Für die B-Kriterien werden insgesamt 1.000 Gewichtungspunkte von oben nach unten verteilt: zuerst auf die Kriterienhauptgruppen, darin auf die Kriteriengruppen und schließlich auf die einzelnen B-Kriterien. Die Summe der untergeordneten Budgets muss jeweils dem Budget der übergeordneten Ebene entsprechen.
- A-Kriterien erhalten kein Gewicht.
- 10 Punkte × 1.000 Gewichtungspunkte ergeben maximal 10.000 Leistungspunkte.
- Der Preis gehört nicht in die Leistungsbewertungsmatrix.
- Die Gründe der Gewichtungsverteilung gehören in die Vergabeakte.
- Gewichte müssen sich logisch und rechnerisch widerspruchsfrei ergänzen.
UfAB 2018, F.4.1.2, Seiten 575–576; F.4.3.2, Seiten 587–593
Kriterienspezifische Bewertungsmaßstäbe
Für jedes B-Kriterium muss erkennbar sein, welche Angaben erwartet werden und wodurch unterschiedliche Punktwerte entstehen. Pauschale Aussagen wie „überwiegend erfüllt“ reichen für komplexe qualitative Kriterien regelmäßig nicht aus.
0, 5 und 10 sind kein starres Schema. Punktwerte unterhalb von 10 werden vorab passend zum Kriterium festgelegt – beispielsweise 2 und 7. Eine positive Mindeststufe darf aber nicht dazu führen, dass eine nicht angebotene oder unbelegte Leistung automatisch Punkte erhält. Zwischenwerte sind nur vertretbar, wenn ihre Herleitung aus dem veröffentlichten Maßstab konsistent möglich ist.
UfAB 2018, F.4.1.1, Seite 573; F.4.3.3, Seiten 593–597
Preis-Leistungs-Methoden
| Methode | Prinzip | Vorab festzulegen |
|---|---|---|
| Reine Preiswertung | Niedrigster eindeutiger Wertungspreis | Alle Leistungsanforderungen abschließend als Mindestniveau |
| Einfache Richtwertmethode | Z = L ÷ P, höchste Kennzahl führt | Leistungsmatrix, Wertungspreis und Rundungsdarstellung |
| Erweiterte Richtwertmethode | Führungsgruppe nach Z, darin Entscheidungskriterium | Schwankungsbereich sowie Entscheidungs- und gegebenenfalls Ergänzungskriterium |
Die UfAB empfiehlt vor der Festlegung eine Simulation. Sie zeigt, wie sensible Rangfolgen auf plausible Preis- und Leistungsunterschiede reagieren.
UfAB 2018, F.4.2, Seiten 579–586
Prüfliste vor der Veröffentlichung
- Jedes Kriterium steht mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung.
- Eignungs- und Leistungskriterien sind getrennt; kein Merkmal wird doppelt gewertet.
- Alle A-Kriterien sind wirklich unverzichtbar und verhältnismäßig.
- Die B-Gewichtung ergibt auf jeder Hierarchieebene konsistent insgesamt 1.000 Punkte.
- Kriterienhauptgruppen und Kriteriengruppen sind frei benannt und sinnvoll untergliedert.
- A-Kriterien sind ungewichtet; B-Kriterien erhalten jeweils 0 bis 10 Bewertungspunkte.
- Erwartete Angaben, Nachweise und frei definierte Punkteanker sind je B-Kriterium beschrieben.
- Ja/Nein-B-Kriterien verwenden ausschließlich Nein = 0 und Ja = 10 Punkte.
- Mindestpunkte, Zwischenwerte und Gleichstände sind geregelt.
- Wertungspreis und Preis-Leistungs-Methode sind eindeutig definiert.
- Eine Simulation mit plausiblen Grenzfällen wurde dokumentiert.
- Die freigegebene Fassung wird nach Angebotsöffnung nicht verändert.
UfAB 2018, F.4.5, Seite 598; F.9, Seiten 638–641